Experiencias y aspectos por mejorar en la organización.
La administración de proyectos nos brinda la oportunidad de aprovechar sus herramientas para hacerlas parte de nuestras labores, así como también influir en nuestro proyecto de vida. No buscaré comentar el aspecto personal como tal de proyecto de vida, pero sí lo haré en la parte laboral aportando algunos comentarios personales de la institución a la que pertenezco.
Experiencias
Mi institución, la cual durante sus inicios estuvo adscrita a diferentes dependencias y Ministerios, ha modificado durante muchos años de vida institucional, sus mecanismos, procedimientos y metodologías, mismos que han significado atrasos, inconvenientes y malestares a muchos de los involucrados en los proyectos. La institución, no centraliza la gestión de proyectos, sin embargo da prioridad a algunos por su condición y justificación de emergencia, desastre o calamidad nacional.
El PMBOK nos indica que un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un servicio, producto o resultado único. La organización a la que pertenezco toma elementos importantes de la definición, sin embargo mucho de los proyectos pareciera que el esfuerzo temporal es indefinido, sumando algunas otras consideraciones como falta de control, expectativas inalcanzables, criterios de terminación mal definidos y ausencia de liderazgo, acarreando esto mayor incertidumbre y riesgo.
Otros puntos medulares que se encuentran al momento de analizar una entidad como la que pertenezco, es que las actividades ordinarias y extraordinarias buscan llegar a cumplir el principal objetivo de la institución, salvaguarda la vida de las personas. En asuntos presupuestarios su manejo es muy diferente, ya que los fondos forman parte de un presupuesto llamando fondo de prevención, diferente del presupuesto ordinario de la institución asignado a funciones administrativas.
Es necesario realizar valoraciones periódicas que nos permitan determinar que tan claros se llevan los controles, la institución ejecuta en algunas dependencias buenas metodologías, pero en otras podrían están ausentes, igualmente esto debe existir las correcciones necesarias, ya que deben existir criterios homogéneos en toda estructura organizacional . Desde mi dependencia, definidos la necesidad de entregables, de esta forma vamos verificando lo solicitado y nos permite exigir, cuando debemos hacerlo. Se podría mencionar que en terminos generales la organización tiene rasgos importantes de la administración de proyectos, desde la idea hasta la entrega del producto, pero se debe trabajar mas en la formalización de los procesos.
En importante cada una de las habilidades interpersonales que estudiamos en el Anexo G del PMBOK, sin embargo las institución a variado en periodos cortos la forma de ejercer dichas habilidades por parte de sus jerarcas, ya que se evidencia habilidades como conocimientos políticos y culturales, bastante amplios en algunos jerarcas, pero ayunos en comunicación , por otro lado se dan liderazgos bien definidos de toma de decisiones e influencia. Estos cambios bruscos en algunas habilidades también pueden generarnos situaciones de inconveniencia en la organización, disminuyendo la intensidad de sus acciones y en ocasiones se entra en etapas de transición, ya que se esperará un tiempo para conocer el actuar de las nuevas personas en los mandos superiores.
Otro aspecto importante para la organización son los stakeholdesrs, una institución pública como al Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, mal llamada Comisión Nacional de Emergencias; suele tener presiones de diferente tipo por sus funciones y necesidades que atiende, en momentos no se comprende su funcionar y recibe presión de parte de diferentes interesados, podríamos considerarse esto como experiencias de primera generación, pero poco a poco, como en el caso Cinchona, los stakeholders fueron asumiendo un rol diferente para la institución. Ahora bien, en mi entorno a los stakeholders se les da importancia, sin embargo, su estudio y análisis teórico no esta determinados como se quisiera o como lo hemos estudiado.
Una de las debilidades que encuentro en la institución y que debería ser una herramienta esencial para el logro de los objetivos, es el establecimiento de la PMO, actualmente no existe, en alguna medida con la participación del Departamento de Planificación se dan señales de asumir el rol, pero se confunde su quehacer con la auditoría, no se da ese rol de comandante de escuadrón tan necesario al inicio, y ante este vacío, cada dependencia define sus procesos. La existencia de una PMO en una institución, como la CNE la cual trabaja con proyectos para solventar necesidades básicas o restablecimiento de signos vitales de las personas y la mayoría de las veces bajo presión de interesados y de tiempo; posibilitaría cumplir la transición hasta logar llegar a la estación meteorológica; esto conlleva tiempo mas que costos, ya que lucharíamos ante un cambio de mentalidad institucional.
Con base a las experiencias vividas dentro de la organización, he ido explicando algunos puntos que permiten darnos referencia de cómo la organización se manifiesta en el desenvolvimiento de los proyectos. Pero es relevante ver como ante la ausencia también de directores de proyectos o la misma PMO, parecía que falta compromiso real de plasmar en la realidad estos aspectos, empero muchas cosas se dan pero sin ese reconocimiento expreso de la entidad, mismas que se deben formalizar en aras de la una buena administración de proyectos.
Aspectos por mejorar en la organización
Desde mi visión de cómo poder mejorar la organización a la que pertenezco enlazándolo con lo visto en estas cinco semanas de clase y el material de lectura; plantearé algunos aspectos por mejorar de la institución a la cual pertenezco, algunos ya los formule en los primeros párrafos; todo bajo el criterio de que siempre todo se puede mejorar, en la vida, en lo personal, en la sociedad, en la comunidad y obviamente en el trabajo.
Muchos de los activos de procesos de la institución son llevados de manera correcta pero se podrían mejorar, debemos siempre estar anuentes al autoanálisis y a la critica constructiva, solo así podremos ver lograr los objetivos planteados. Reconozco que la institución tiene rasgos de administración de proyectos, pero se puede ser mas preciso y que espero con la finalización de la maestría poder contribuir a fomentar y perfeccionar.
La implementación de la PMO, en la organización sería uno de los primeros elementos a considerar para canalizar de manera adecuada los inconvenientes que se presentan en la ejecución del proyecto, reconociendo que la institución por su rol y el tipo de situaciones que manera tendrá que reconocer, con parámetros adecuados, que los proyectos son diferentes y buscar lograr consolidar la estación meteorológica.
Los directores de proyectos deben mejorar sus habilidades vistas en el anexo G del PMBOK. El desarrollo del espíritu y la comunicación, son habilidades necesarias, ya que no tener claro hacia donde se vamos y no comunicarlo de la mejor manera, nos puede llevar a cualquier rumbo no planificado.
En muchos ocasiones esa camisa de fuerza dentro de las que se encuentran las instituciones públicas, no permite que se pueda a digerir de mejor manera la información o se permita la implementación de la PMO´S. Los procesos se hacen lentos para una aprobación, apelo a que las instituciones formen personas y estas puedan asimilar información básica para mejorar directamente, desde que es un proyecto, el ciclo de vida un proyecto, las áreas de conocimiento, los grupos de procesos entre muchos otros temas. Un institución como la CNE tiene personal capacitado para asumir retos.
Referente a los stakeholders, debe mejorarse los canales de comunicación y saber utilizar la estructura institucional; la CNE es un ente que descentralizado la participación mediante la conformación de comités manejados a nivel nacional, regional, local y comunal; mucha información deben darla estos comités al público en general, se deben integrar para que sean parte de la solución. Realizar la identificación de los stakeholders va a ser una herramienta de trabajo importante en el quehacer institución ya que prácticamente todos los proyectos tienen una relación directa con más de dos interesados. Este análisis servirá también para lecciones aprendidas también y que a futuros miembros de la entidad sirva para conocer que sucedió y principalmente como se hicieron las mejoras.
Menciona Daniel Piorun en su artículo ¿Por qué fracasan los proyectos?, que solo el 20% de los proyectos finalizan obteniendo el objetivo planteado, en el tiempo y con los recursos estimados. Probablemente este se convierte en el fantasma que nos persiga a todos y cada uno de los que nos involucramos en el tema de la administración de proyectos, no queremos estar en del 80%. De ahí la importancia en la buena implementación de los procesos de dirección de procesos, de tener buena comunicación, de equipos de trabajo efectivos, no ser islas de un archipiélago, manejar el ambiente cultural, manejar los conflictos.
Las lecciones aprendidas, como mencione, en este ensayo podrían ser la primera lección aprendida de lo que institución es y será, no se pretende darle un cambio radical a la institución pero sí mejorar para el bien todos, ya que por ser una institución pública, esta debe velar por el uso adecuado y eficiente de los recursos públicos. Mi aporte a la institución será plasmar en la realidad y para beneficio de la institución, todo lo aprendido en la maestría para el bien, uso adecuado y eficaz de los recursos públicos, formulando muchas de las ideas aquí expuesta.
