Resumen de Ensayo: Teletrabajo y desafíos para el Administrador de Proyectos

El administrador o líder de proyectos , es y debe ser una de las personas que debe adoptar el teletrabajo como mecanismo, modalidad o herramienta de trabajo, por varias razones, pero especialmente porque vamos a trabajar con proyectos, los mismos tendrán un inicio y un final y por tanto dependemos de entregables y resultados, todo nuestro equipo de trabajo dependerán de los resultados de todos y por tanto los resultados serán como midan al director de proyectos; ahora, como líder el debe definir según el proyecto, cual mecanismo sea ideal para dirigir su grupo, sin embargo es el líder y el que ya debe saber que esta herramienta y una buena comunicación mediante los medios comentados al inicio, puede ser más productivo que tener a la gente a la vista.

Por otro lado, las organizaciones e instituciones deben dar las facilidades necesarias del caso para que cuando se implanten este tipo de políticas, no sean factores excluyentes al cual solo un sector pueda encontrarle los beneficios, me explico mejor; en ocasiones las personas tienen su computadora en la casa con internet inalámbrica y otras servicios, pero algunas otras personas puede ser que su única computadora sea en el trabajo y por tanto no podría optar por el beneficio, de ahí que las organizaciones deben, una vez asumida está política, financiar totalmente o parcialmente con el pago de la factura eléctrica y de teléfono, entre otros gastos, así como también en la facilidad de dar el equipo necesario y sus software. Ya en el país existen avances importantes en modalidad, pero principalmente a nivel de sector privado y algunas instituciones públicas que por su naturaleza autónoma son proclives a tener independencia administrativa y formulan este tipo de instrumentos; considero que se puede aún fomentar más está modalidad en el sector público y tan es así que el año 2008 se dio un decreto de Promoción del Teletrabajo en la Instituciones Públicas (Nº 34704-MP-MTSS), donde se invita a fomentar y estimular este tipo de prácticas, mucha de su argumentación en el objetivo (artículo 1), es lo planteado por este ensayista en el presente trabajo, no obstante, considero que debe dársele mayor difusión a dicho reglamento para que cada vez más instituciones logren tomar como suyo este planteamiento.

No deja de existir algunas puntos o criterios encontrados respecto a la puesta en práctica de esta modalidad, algunas personas indican que se incrementan los conflictos por encontrarse las personas alejadas y no se encuentran cara a cara para resolver los problemas, aquí el rol que tome el administrador de proyectos será fundamental, como otro desafió, y poner las reglas claras desde el inició será un bueno punto de partida.

No podemos cerrar este tema, que me ha interesado desde varios meses atrás, sin ser beneficiado directamente, indicando que las organizaciones e instituciones tienen que ser consientes según su naturaleza, así como los administradores de proyectos valorar sí pueden ellos total o parcialmente optar por esta modalidad y quienes, los proyectos son únicos y por tanto dependerá de cada director de proyecto mediante un análisis de serio ver sí se asume el reto. Hay que dejar de lado temores y dejar de ver al trabajador como ese ser que se necesita tener vigilado 8 horas al día 48 horas a la semana, los trabajadores deben sentir confianza, en ellos y en su capacidad más que el cumplimiento de un horario, los encargados de recursos humanos deben entender esta etapa de cambio también, y volverse motivadores en asumir el reto; el administrador y líder de proyectos, debe saber cuándo formularlo también para el logro de sus objetivos del proyecto. Hoy muchas personas pierden contacto con sus seres queridos y esta puede ser una forma que las personas no se desprendan totalmente de sus hogares para ir a trabajar.

Conclusiones: • El teletrabajo es una modalidad, mecanismo o herramienta de trabajo novedosa para la mayoría de las organizaciones e instituciones del país, de las cuales muy pocas han puesto en práctica dicha manera de trabajar.

 • Existe un temor entre las unidades de Recursos Humanos referente al seguimiento y trato que se le debe dar a las personas cuando se le invita a ser parte de la modalidad, principalmente enfocada en la desconfianza que se tiene del trabajador a la hora de confirmar su presencia en las labores.

 • Se obtiene múltiples beneficios para el trabajador y para la organización, muchos de los cuales se empiezan a ver a corto plazo.

• No todas las organizaciones instituciones deben involucrarse en este proceso de manera ipso facto, ya que dependerá muchas veces de la naturaleza de cada una de ellas.

 • Este mecanismo no implica retroceso en luchas laborales, todo lo contrario, parte de importante es en el respeto que se tenga por respetar los derechos laborales de todos los trabajadores.

• Para el Administrador de proyectos o líder de proyectos, el tema del teletrabajo es una herramienta de la cual es necesario que considere el tema de manera permanente, ya que él como líder de proyecto es el llamado a guiar su equipo, el teletrabajo es una herramienta práctica y permite lograr los objetivos planteados y mantiene el equipo motivado.

• La tecnología va de la mano a todo el proceso de teletrabajo, la organización e institución debe contar con suficiente soporte tecnológico para poder llevar a buen término la respectiva coordinación de las comunicaciones y seguimiento del proyecto.

• Se debe tener reglas claras desde el inicio para evitar futuros malos entendidos entre el equipo de trabajo, ya que al no encontrarse frecuentemente esto podría hacer lenta la resolución de los conflictos o puntos de vista.

Recomendaciones:

 • La tecnología puede darle a los encargados de recursos humanos, el software necesario para establecer mecanismos de control y superar ese temor existente de que el trabajador no cumpliría sus tiempos de trabajo formalmente establecidos.

• No todas las organizaciones e instituciones podrán ser parte de este mecanismo, dependerá de su naturaleza, sin embargo, las que así lo puedan hacer, deben facilitar ya sea de parcial o totalmente del equipo necesario o dar financiamiento necesario, no solo en la adquisición de equipo, sino en la cobertura también de ciertos gastos indirectos como electricidad y teléfono; para que las personas puedan acoplarse de manera efectiva a dicho proceso, sino será un obstáculo para algunos y algunas.

• Existen en el mercado ya muchas herramientas para sacarle fruto al teletrabajo, se deben aprovechar, ya sea una acorde a nuestra necesidades o aprovechar las existentes, tales como software para las videoconferencias, las agendas mancomunadas, chats, entre otras, además de las ya conocidas como los emails, y porque no, facebook y twitter.

• El administrador de proyectos debe ser consciente, de que como líder, él es el llamado a saber sí equipo y su proyecto, cuenta con las calidades necesarias para ser incorporados al teletrabajo, no obstante, esta herramienta debe ser siempre considera por lo múltiples beneficios que genera de manera individual y empresarial, pero también por los beneficios que se dan a la colectividad y al ambiente.

• No podemos olvidarnos de la capacitación, ya que en ocasiones alguna tecnología puede del todo no ser conocida por el equipo y este podría afectar a todo el equipo en general.

• Sí bien se obtiene muchos beneficios, estos podrían verse disminuidos sino existe un establecimiento claro de reglas desde el inició con todo el equipo de proyectos, ya que en ocasiones este mecanismo por la distancia y no tener contacto cara a cara a las personas, los conflictos que surgen toman su tiempo, así que establecer formulas y reglas claras hasta de cómo resolver controversias, facilitaría encontrar más rápido los beneficios del teletrabajo y no perder la motivación. Esto podría reflejarse en una especie de reglamento interno de aplicación, donde las organizaciones y las personas conozcan todos los lineamientos del teletrabajo y que al mismo tiempo sirva como espacio importante para que las personas sepan que sus derechos laborales serán respetados cabalmente.

• En una lectura del Ministerio de Trabajo y asuntos sociales de España, se recomienda hacer planes piloto para la implementación, esto me parece una recomendación válida e importante como una fase previa antes de iniciar como una política formal de las organizaciones e instituciones, esto nos permitiría conocer, que aspectos habría que ajustar tanto a nivel de relaciones laborales con la organización y entre compañeros, como los aspectos tecnológicos que serán un pilar de trabajo base en toda nueva etapa a implementar.

Bibliografía:

• Alicia, M. (n.d). Perfil del Puesto por competencias. Sepa cómo construirlo y evitar bajos desempeños posteriores. The Botton Line. Obtenido el 17 de febrero de 2012 de, http://70.38.54.133/moodle/file.php?file=%2F2486%2Fperfil_de_puestos_por_competencias.pdf 

• Costa Rica, Ministerio de la Presidencia y Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (2008). Reglamento del Teletrabajo en la Instituciones Públicas Nº 3474-MP-MTSS. San José. Obtenido el 17 de febrero de, http://www.leylaboral.com 

•  España, Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales (n.d.). Teletrabajo: Criterios para su implementación. Obtenido el 17 de febrero de, http://www.insht.es/InshtWeb/Contenidos/Documentacion/FichasTecnicas/NTP/Ficheros/401a500/ntp_412.pdf

• Project Management Institute, Inc., (2008). Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) - Fourth Edition. Pennsylvania: Project Management Institute, Inc.

Ensayo sobre la Gestión de Recursos Humanos del proyecto, generalidades y planteamientos del PMBOK y Pablo Lledó.

En otras oportunidades he mencionado que dentro de lo importante que debe tener un buen administrador de proyecto o líder de proyecto, es la motivación, la comunicación y los conocimientos políticos y culturales; en esta última es una de las que considero primordiales para lograr que el conjunto del equipo de trabajo avance de manera integral y conociendo su entorno, sin restarle importancia a las dos primeras; los temas culturales en las organizaciones hoy por hoy están jugando un papel importante dentro de los equipos, nunca podemos desechar que estos factores nos pueden influir positiva y negativamente un proyecto. Somos parte de un todo, me explico, si bien estamos en un proyecto de manera temporal, este puede ser parte o es parte de un programa, este programa de un portafolio y este de una estrategia que busca el al final la consecución de aumentar las utilidades de una organización a nivel privado o/a satisfacer mas a los usuarios dentro del sector público y está a su vez forma parte de una gran estrategia nivel empresarial o país; una vez igualmente dentro de cada uno de estos sectores, los aspectos políticos también entran a jugar en nuestra toma de decisiones, por ejemplo, una Ley, misma que es un factor ambiental, está puede ser modificada en el proceso y nos puede afectar por ejemplo en términos fiscales, por lo que su revisión de debe ser permanente y ya que nos podría repercutir en nuestro quehacer; en síntesis para tener más claro lo expresado en estas línea, de ahí que menciono que somos parte de un todo, formamos parte de una organización u institución, que formamos parte de un sistema que directa o indirectamente coadyuva al desarrollo del país, y si queremos ver más allá, al final en contribuimos o deberíamos contribuir al desarrollo de un mejor planeta. En los proceso de gestión de recursos humanos del proyecto, para entrar en materia, encontramos: Desarrollar el Plan de el Plan de recursos humanos, adquirir el equipo del proyecto, desarrollar el equipo del proyecto y dirigir el equipo del proyecto; en cada uno de estos procesos encontramos entradas, herramientas y técnicas y salidas. En las entradas del Desarrollar el Plan de Recursos humanos vale resaltar la importancia que tiene los factores ambientales y de los activos de procesos de la organización, estos aspectos debe ser necesarios como elementos base en todo inició en el desarrollo de cualquier plan, ahora bien el uso que le demos dentro de las herramientas y técnicas tales como los diagramas, para obtener los roles y responsabilidades como salidas, es el hilo conductor en el inicio que nos permiten obtener otras salidas tales como, el plan para la dirección de personal, así como necesidades de capacitación y futuros reconocimientos y recompensas, entre otras. Cuando pasamos al proceso de adquirir el equipo de proyecto, vemos la importancia de la adquisición del proyecto, aquí se dan asignaciones y se negocia con los miembros del equipo. En el desarrollo del equipo del proyecto, es de importancia resaltar que aquí tenemos ya las herramientas y técnicas que serán fundamentales siempre como el desarrollo de las habilidades personales, la capacitación además analizar el proceso de modelo desarrollo de Tuckman, donde podemos ver la formación, turbulencia, normalización, desempeño y disolución, todos por los que pasa el equipo del proyecto; y como todo, resaltar que siempre será necesario realizar evaluaciones y en este caso las de desempeño para los miembros del equipo. En el último proceso, se dirige el equipo del proyecto, en este proceso encontramos la observación y conversación, la gestión de conflictos y la posición que se debo tomar con cada uno, desde apartarse y eludir hasta confrontarse, así como el desarrollo de habilidades como la influencia y toma de decisiones eficaz. Cuando se hace la lectura del capítulo 9 del libro de Lledó, pensé que este artículo 9 era una especie de ampliación o expansión del Capítulo 9 del PMBOk, pensé que podría ser una especie de reglamento del PMBOK, donde se encuentra más detallada cada una de los procesos del PMBOK, sin embargo, este documento es más bien un complemento que de manera efectiva aporta elementos y herramientas a cada uno de los procesos tanto para las entradas, para las mismas herramientas y técnicas, y para las salidas, veamos: Siempre nos va a hablar de los cuatro procesos de recursos humanos, en el desarrollar el plan de recursos humanos encontramos cuestionamientos necesarios que nos debemos hacer cuando planificamos las necesidades de recursos humanos. Al adquirir el equipo, Lledó nos mencionada además como se sabe, que esto ocurre en la ejecución del proyecto, y que debemos hacer asignaciones previas, negociar los mejores recursos, adquirirlos, además en el tema de los equipos virtuales cuando las personas que no están en el mismo lugar físico, todo esto para obtener la asignación de personal, la disponibilidad o calendario de recursos y las actualizaciones. En desarrollo del equipo, Lledó nos indica que hay más beneficios en las etapas iníciales, pero que debe realizarse durante todas las fases del proyecto; encontramos los habilidades interpersonales y los estilos de liderazgo , donde Lledó nos indica que durante la ejecución del proyecto el Director de Proyectos tiene bastante información para tomar decisiones sin consenso y que cada vez que hay un problema no debe llamar a una reunión para buscar consensos, aspecto que me da una identificación particular ya que realmente considero que no todo tiene que llevarse a un debate particular, al final el director, administrador o líder del proyecto, por eso está ahí, para que genere y tome decisiones. Finalmente, dirigir el equipo de proyecto, mediante un adecuado manejo de los conflictos, es ideal para la consecución de los objetivos, Lledó nos recomienda que la principal causa de conflictos está dada por agendas, prioridades y recursos y que el último conflicto debería ser la personalidad; por otro lado nos indica que, y que debemos tener bien claro, es que los conflictos son inevitables y la mejor manera de resolverlos es enfrentando el problema buscando la causa raíz de los mismos; la confrontación es sinónimo de resolución de conflictos y es la mejor alternativa para buscar una solución ganar-ganar; lo peor que podemos hacer como líderes de proyecto es forzar o apartarse del mismo. Como se puede denotar, el análisis que nos plantea Lledó, es un análisis que nos sirve como estudiantes y futuros administradores de proyectos, para complementar de manera clara y específica, como llevar un buen desarrollo de cada uno procesos de la gestión de recursos humanos. En definitiva, con lo expuesto en estas líneas, encontramos que el manejar de nuestro equipo del proyecto, conformado por personas o por seres humanos llenos de expectativas, metas, deseos y motivaciones; debe tener su manejo de manera directa, ya que son ellos los que liderados por el administrador del proyecto lo que hace que al final el proyecto sea o no exitoso.